Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej

Pranie odzieży roboczej – ekwiwalent dla pracownika

Brud, pył, niska temperatura, środki chemiczne to tylko niektóre czynniki, które utrudniają pracę zatrudnionych osób. Z tego względu korzystanie z odzieży ochronnej i roboczej jest doskonałym rozwiązaniem. Dzisiaj pochylimy się nad tematem, kto odpowiada za pranie ubrań i czy wiąże się to z jakimś wynagrodzeniem. 

Ekwiwalent przyznawany na pranie odzieży roboczej

Kodeks Pracy informuje, że obowiązkiem pracodawcy jest zagwarantować zatrudnionej osobie odzież i obuwie robocze, a także zadbać, aby były one zawsze czyste i gotowe do użytkowania. Jednak w praktyce pracownicy najczęściej samodzielnie odpowiadają za wykorzystywaną przez nich odzież. 

Zgodnie z art. 237 (7) ust. 1 KP, pracownik otrzymuje odzież w następujących przypadkach:

• odzież zatrudnionej osoby może zostać zniszczona albo znacznie zabrudzona, 
• jest to konieczne ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne albo bezpieczeństwo i higienę pracy. 

Na wybranych stanowiskach konieczne jest stosowanie zarówno odpowiedniej odzieży i obuwia roboczego, jak i dedykowanych środków ochrony indywidualnej. W praktyce wymagane są głównie ich właściwości ochronne i użytkowe. Sam ubiór musi być prany we właściwy sposób, konserwowany, naprawiany, odpylany, a czasem nawet i odkażany. 

Jaki ekwiwalent jest przyznawany w 2024 roku?

Odzież robocza zazwyczaj jest prana przez samego pracownika, pod warunkiem że otrzymuje od pracodawcy ekwiwalent pieniężny w wysokości poniesionych kosztów. Ekwiwalent za pranie odzieży uwzględnia koszty, które naprawdę poniósł pracownik, co oznacza:

• koszty środków piorących, 
• koszty za wodę, 
• opłaty za prąd, 
• koszty czasu, 
• koszty pracy własnej. 

Pracodawca weryfikuje wysokość kosztów, a także ich wiarygodność. Posiłkując się przepisami, nie znajdziemy jednej skutecznej zasady, w jaki sposób wyznaczać kwoty ekwiwalentu. Oznacza to, że z reguły wyznaczana zostaje stawka jednorazowa i jest ona regulowana w równych odstępach czasu, co w praktyce oznacza raz na miesiąc czy kwartał. Podstawą do podwyższenia kwoty ekwiwalentu jest wzrost wydatków ponoszonych przez pracownika na wodę, używane środki czystości, prąd i inne. 

Pracownik nie ma obowiązku dokumentować wydatków, które ponosi na pranie, ale pracodawca ma możliwość wykonać kontrolę sposobu czyszczenia odzieży, a także sprawdzić, czy kwota, jaką otrzymuje pracownik w formie ekwiwalentu jest używana na zapewnienie czystości odzieży, czy też służy na inne cele. 

Pracodawca powinien przygotować dla każdej zatrudnionej osoby kartę ewidencji wypłat ekwiwalentu pieniężnego za pranie oraz konserwację odzieży i obuwia roboczego. 

Należy pamiętać, że ekwiwalent za pranie odzieży jest traktowany jako przychód z tytułu stosunku pracy. Jednak przychód nie podlega składkowaniu (zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Bardzo ważne, aby wskazana kwota była rzeczywista i pracownik naprawdę ponosił ją w celu zachowania czystości odzieży roboczej. 

Art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT wskazuje, że przychody z ekwiwalentu za pranie podlegają także zwolnieniu od podatku dochodowego, pod warunkiem że obrazują rzeczywiście poniesione przez pracownika koszty. 

Kiedy mowa o przedsiębiorcach, ekwiwalenty, które zostały właściwie uzasadnione, a także wypłacone pracownikom są klasyfikowane jako koszty uzyskania przychodów. W przepisach nie można znaleźć informacji, iż wydatki na ekwiwalent są wyłączane z kosztów podatkowych. Oznacza to, że ekwiwalent za pranie odzieży, którego celem jest ociągnięcie przychodów albo zachowanie bądź zabezpieczenia źródła przychodów, w miesiącu uregulowania ekwiwalentu można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów. 

Co z odzieżą, która została skażona środkami chemicznymi?

Środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze, które na skutek wykonywanych w miejscu pracy czynności czy prac zostały skażone środkami chemicznymi albo promieniotwórczymi lub materiałami biologicznie zakaźnymi podlegają innym przepisom i zasadom. Przede wszystkim pracodawca jest zobligowany, aby były one przechowywane jedynie w miejscu, które zostało do tego wyznaczone. Zabrania się, aby pracownik samodzielnie zajmował się praniem tej odzieży, jej konserwacją, odpylaniem i odkażaniem. Całkowicie zabrania się takich działań, są one niedopuszczalne, a jeśli pracodawca nie postępuje zgodnie z zasadami, może spodziewać się przykrych konsekwencji. Pracodawca jest zobligowany, aby zagwarantować właściwe czyszczenie odzieży i obuwia. 

Co jeszcze może przydać się w zakładzie pracy?

Odzież i środki ochrony używane w miejscu pracy są uwarunkowane charakterem podejmowanych czynności obowiązków. W praktyce bardzo często sprawdzają się rękawice nakrapiane bądź rękawice neoprenowe. Charakteryzują się wytrzymałością, trwałym uchwytem i zabezpieczają nie tylko przed zabrudzeniem, ale również używanymi środkami chemicznymi i ostrymi przedmiotami. Ochrona dróg oddechowych jest konieczna w miejscach dużego zapylenia, zakładach chemicznych i innych miejscach, gdzie płuca są szczególnie narażone na zachorowania. Tak samo istotna jest ochrona słuchu, gdy w miejscu pracy jest nadzwyczaj głośno, co może przyczynić się chociażby do trwałego uszkodzenia narządu. 

Okulary ochronne również powinny znaleźć się na liście niezbędnych środków, gdyż mogą okazać się potrzebne w różnych sytuacjach. 

Kilka słów podsumowania

Rękawice robocze czy rękawice ochronne, spodnie, fartuchy, kombinezony i wiele innych elementów stanowią stałe wyposażenie wielu przedsiębiorstw i zakładów pracy. To obowiązek pracodawcy, który wynika z przepisów Kodeksu pracy. Za czyszczenie i konserwację używanej odzieży pracownikowi przysługuje ekwiwalent równy faktycznie poniesionym kosztom regulowany raz na miesiąc czy kwartał. Jednak w przypadku odzieży narażonej na działanie środków chemicznych, obowiązek spoczywa tylko i wyłącznie na pracodawcy.