Odzież robocza – ekwiwalent należny pracownikowi

Odzież robocza wydawana przez pracodawcę

Odzież oraz obuwie robocze zapewnić należy pracownikowi w sytuacji, w których:

• podczas wykonywania zadania jego odzież osobista ulec może zniszczeniu albo poważnemu zabrudzeniu,    
• obowiązek taki wynika z aspektów technicznych, sanitarnych lub BHP.

Żadnego znaczenia nie ma natomiast liczba zatrudnianego personelu. Zdarza się, że odzież roboczą zapewnić trzeba nawet wtedy, gdy pracodawca zatrudnia tylko jednego pracownika.

Nie we wszystkich sytuacjach odzież robocza wydawana musi być podwładnemu bezpośrednio przez pracodawcę. Konieczność taka zachodzi tylko wtedy, gdy wykonywane przez podwładnego prace związane są z obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych lub w sytuacjach, gdy własna odzież i obuwie ulec mogą intensywnemu zabrudzeniu lub skażeniu środkami promieniotwórczymi, chemicznymi czy biologicznie zakaźnymi. Odzież robocza poza bielizną nie musi być fabrycznie nowa, jeśli uprzednio została ona poddana czyszczeniu i odkażeniu. Warunkiem jaki musi zawsze spełniać jest, by była zgodna z Polskimi Normami.

W momencie, gdy odzież robocza wydawana jest pracownikowi przez pracodawcę, traktowana musi ona być jako powierzone mienie. Wtedy to pracownik ponosi za nią odpowiedzialność materialną.

Odzież robocza w zakresie pracownika

Po ustaleniu z pracodawcą, stanowisk wymagających specjalistycznej odzieży, pracownik samodzielnie zatroszczyć może się o strój roboczy. W tym przypadku, odzież robocza i obuwie nie muszą spełniać wymogów Polskich Norm. Warunkiem jest jednak ich dostosowanie do specyfiki pracy.
W sytuacji, gdy pracownik sam zapewnia sobie odzież roboczą, pracodawca będzie zobowiązany do wypłacenia ekwiwalentu. Wysokość ekwiwalentu, z praktycznego punktu widzenia ustalana jest na podstawie rozeznania przeprowadzonego w placówkach handlowych, które zajmują się sprzedażą odzieży danego typu.

Drugi przypadek, w który pracodawca zobowiązany jest do wypłacenia ekwiwalentu, jest pranie odzieży roboczej. W sytuacji  gdy ubranie oddane jest do pralni, zatrudniający oprzeć  może się na cenniku w nim obowiązującym. Jeśli zatrudniony czyści odzież roboczą we własnym zakresie należy wspólnie ustalić szacunkowy koszt czyszczenia i na podstawie tych szacunków wypłacić  kwotę ekwiwalentu. Pracownik otrzymać powinien ekwiwalent odpowiedni do poniesionych kosztów. Najczęściej spotykaną formą zwrotu kwoty za czyszczenie odzieży roboczej jest wypłata w postaci stałego dodatku do pensji.

Pracodawca może także do dbania o czystość odzieży roboczej stworzyć dla pracowników odpowiednie miejsce, na przykład w postaci pralni w zakładach pracy lub zlecić to firmie zewnętrznej - nie określają tego przepisami bhp.

Tabele norm przydziału

Bardzo częstą praktyką jest tworzenie w firmach tabeli przydziału odzieży roboczej. Tabela taka ma na celu określenie na jakim stanowisku, jaka odzież robocza przysługuje pracownikowi oraz co jaki czas należy ją wymieniać.

Jak widać, przepisy bhp nie określają jasno sposobu rozliczania ekwiwalentu czy jego wysokości  za pranie odzieży roboczej. Jednak ma ona odpowiadać kosztom faktycznie poniesionym przez konkretnego pracownika. Pracodawcy, którzy zlecają pranie odzieży swoim pracownikom bądź proszą ich o oszacowanie kosztów, takich jak zużycie wody, prądu, środków piorących na jedno pranie lub samodzielnie oszacowują średni koszt jednego prania i na podstawie częstotliwości jego wykonywania wypłacają pracownikom ekwiwalent.

Świadczenia rzeczowe w postaci przekazanych pracownikowi odzieży i obuwia oraz ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy,  zwolnione są z podatku dochodowego, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych.