SPRAWOZDANIE O WARUNKACH PRACY Z-10

Z-10 to sprawozdanie dotyczące warunków pracy w przedsiębiorstwie, składane online na profilu zakładu pracy w portalu sprawozdawczym Głównego Urzędu Statystycznego (GUS). Sprawozdanie za rok 2020 należało złożyć, tym razem do 15 lutego 2021 r. Jedynie w wyjątkowych sytuacjach i za wcześniejszym uzgodnieniem formularz wypełnić można w wersji papierowej i przesłać drogą pocztową na adres wskazany w formularzu.

W niniejszej publikacji spróbujemy rozwiązać nurtujące czytelników kwestie i odpowiedzieć na istotne pytania w temacie Z-10.

Co to jest Z-10?

Sprawozdanie Z-10 to zbiór najważniejszych danych o warunkach pracy w przedsiębiorstwie podzielonych na trzy grupy informacji:

1. Zagrożenia czynnikami szkodliwymi i niebezpiecznymi dla zdrowia na stanowiskach pracy, na których przekroczone zostały obowiązujące normy, na podstawie aktualnych badań i pomiarów.
2. Pracownicy zatrudnieni w warunkach zagrożenia wg stanu w dniu 31 grudnia.
3. Działania profilaktyczne w danym roku sprawozdawczym – ocena ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy.

Po co sprawozdanie o warunkach pracy?

Sprawozdanie o warunkach pracy ważne jest, by prowadzić statystyki dotyczące zagrożeń na stanowisku pracy. To co najważniejsze, w tym sprawozdaniu to statystyki dotyczące zagrożeń na stanowisku pracy dotyczących czynników szkodliwych. Pamiętać należy, że za czynniki zagrażające zdrowiu uważa się te stanowiska pracy, na których występuje działanie czynników szkodliwych w natężeniu przekraczającym najwyższe dopuszczalne wartości NDS i NDN, określone w obowiązujących normach higienicznych, nawet w sytuacji kiedy zastosowano środki ochrony indywidualnej.

Kto składa sprawozdanie Z-10?

Do obowiązków pracodawców należą między innymi obowiązki informacyjne. Jednym z nich jest obowiązek złożenia sprawozdania Z-10 na temat warunków panujących w zakładzie pracy, w roku poprzednim. Zobowiązani do złożenia sprawozdania o warunkach pracy są:

• pracodawcy zatrudniający pracowników w warunkach zagrożenia czynnikami szkodliwymi i niebezpiecznym dla zdrowia
• inne zobowiązane do tego podmioty zatrudniające.
• Przy podawaniu danych bierze się pod uwagę tylko pracowników zatrudnionych przez dany podmiot na podstawie umowy o pracę.

Sprawozdanie Z-10 mają zatem obowiązek sporządzać:

• osoby prawne,
• jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej,
• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą według jednostek lokalnych, w których liczba pracujących wynosi 10 osób i więcej,
• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą w określonym przepisami zakresie.

Kto nie podlega badaniu?

Badaniu, czyli złożeniu sprawozdania Z-10 nie podlegają:

• indywidualnych gospodarstw rolnych,
• stowarzyszenia,
• fundacje,
• związki zawodowe,
• partie polityczne,
• organizacje społeczne i organizacje pracodawców,
• samorządy gospodarcze i zawodowe,
• przedstawicielstwa zagraniczne,
• kościoły katolickie, inne kościoły i związki wyznaniowe.

Kto powinien sporządzić sprawozdanie?

Ze względu na tematykę sprawozdanie o warunkach pracy (Z-10) sporządzać powinna służba BHP lub osoba wykonująca zadania tej służby. Sporządzając sprawozdanie służba BHP korzystać powinna z informacji otrzymanych z innych działów/sekcji firmy, takich jak:

• kadry,
• księgowość,
• produkcja,
• utrzymanie ruchu.

Pracownik służby bhp zobowiązany jest do współpracy z odpowiednimi komórkami organizacyjnymi przedsiębiorstwa. Wiele obszarów w firmie, nie tylko tych sprawozdawczych wymaga konsultacji i zgromadzenia odpowiednich danych. Ze względu na różny sposób przekazywania informacji w działach 1, 2 i 3 przed zbieraniem danych i ich wpisywaniem należy dokładnie zapoznać się z wyjaśnieniami dotyczącymi sposobu wypełniania formularza.

Co stanowi podstawę do wypełnienia formularza?

Podstawą do wypełnienia formularza są, między innymi:

• wyniki badań środowiska pracy,
• rejestry wypadków przy pracy i chorób zawodowych,
• karty charakterystyki stanowisk pracy,
• karty oceny ryzyka zawodowego,
• karty charakterystyki substancji chemicznych,
• wyniki przeglądów stanowisk pracy.

Jak odbywa się przekazanie sprawozdania Z-10?

Przekazanie sprawozdania Z-10 o warunkach pracy zasadniczo odbywa się elektroniczne. Nie wyklucza się jednak formy papierowej. Może być ona stosowana przez przedsiębiorców zatrudniających 5 lub mniej pracowników. Jednak wykorzystanie do przekazania druku Z-10 papierowej formy zgłoszenia, możliwe jest po wcześniejszym przesłaniu informacji do urzędu statystycznego o jej wyborze.

Co grozi za nieterminowość?

Nieprzekazanie w terminie sprawozdania Z-10 zagrożone jest grzywną, karą ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat. Kara ta wymierzona może być za:

• przekazanie danych statystycznych niezgodnych z prawdą
• przekazanie danych statystycznych po upływie wyznaczonego terminu.

Jak prawidłowo, krok po kroku wypełnić sprawozdanie?

Jakie dokumenty warto przygotować, by wypełnienie sprawozdania Z-10 przebiegło sprawnie i prawidłowo?
Aby wypełnienie sprawozdania Z-10 przebiegło sprawnie i prawidłowo przygotować warto sobie dane wyjściowe, takie jak:

• aktualne wyniki pomiarów czynników szkodliwych w środowisku pracy, najlepiej rejestry czynników szkodliwych dla zdrowia, które występują na stanowisku pracy, jak również karty badań i pomiarów czynników szkodliwych,
• NDS i NDN mierzonych czynników szkodliwych,
• rejestr prac, podczas wykonywania, których istnieje konieczność pozostawania w kontakcie z substancjami chemicznymi, ich mieszaninami, czynnikami bądź też procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym,
• rejestr pracowników, którzy narażeni są na działanie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym,
• rejestr wypadków przy pracy,
• rejestr chorób zawodowych oraz domniemań tych chorób,
• rejestr prac, które narazić mogą pracowników na działanie szkodliwego czynnika biologicznego z grupy 3 lub 4
• rejestr pracowników narażonych na działanie szkodliwych czynników biologicznych z grupy 3 lub 4 zagrożenia,
• dane ze skierowań na badania profilaktyczne oraz orzeczeń lekarskich w tym zakresie,
• dane z oceny ryzyka zawodowego,
• wyniki pomiarów wydatku energetycznego,
• wyniki pomiarów oświetlenia,
• wyniki pomiarów wskaźników WBGT,twc ,
• instrukcje narzędzi, urządzeń i maszyn, które będą mieć wykorzystanie do sprawozdania,
• dane z działu kadr o liczbie pracowników zatrudnionych na stanowiskach, które będą mieć wykorzystanie w sporządzeniu sprawozdania,
• wykaz prac, które powinny być wykonywane przez co najmniej dwie osoby,
• wykaz prac szczególnie uciążliwych i szkodliwych dla zdrowia kobiet,
• wykaz prac szczególnie niebezpiecznych występujących w zakładzie pracy,
• wykaz prac, dla których ustalono skrócony czas pracy na podstawie art. 145. § 1 Kp,
• lista osób, którym udzielane są dodatkowe urlopy,
• lista pracowników korzystająca z posiłków profilaktycznych, napojów, innych produktów spożywczych,
• lista osób, posiadających uprawnienia do wcześniejszego przejścia na emeryturę,
• tabele przydziału ŚOI i/lub karty ewidencyjne przydziału ŚOI.

Jest to wykaz ogólny, który nie oznacza, że wszystkie jego punkty znajdują się w danym zakładzie pracy. Nie wszystkie z tych dokumentów muszą istnieć, gdyż zwyczajnie nie dotyczą firmy lub jakieś pomiary nie są w niej przeprowadzane.

Czy druk Z-10 jest skomplikowany?

Druk Z-10 nie jest formularzem skomplikowanym, choć jak każde sprawozdanie statystyczne budzi pewne pytania i wątpliwości podczas wypełniania. Połowa sukcesu zależy od dobrego przygotowania danych wejściowych, czyli wymienionych w powyższym tekście dokumentów. Kiedy mamy przygotowane już niezbędne do sporządzenia sprawozdania Z-10 materiały, warto pamiętać o kilku istotnych kwestiach i odpowiedzieć na kilka ważnych pytań.

Jakie osoby uwzględnić należy w liczbie zatrudnionych w dniu 31 grudnia?

Liczba zatrudnionych według stanu w dniu 31 grudnia, to stan zatrudnienia na ostatni dzień roku, za który przygotowujesz sprawozdanie. Te dane najlepiej uzyskać z działu kadr. Należy wliczać pracowników:

• pełnozatrudnionych,
• niepełnozatrudnionych, dla których głównym miejscem pracy jest zakład, który przygotowuje sprawozdanie,
• sezonowych,
• zatrudnionych dorywczo,
• zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego.

W praktyce, zgodnie z wyjaśnieniami GUS, wlicza się tylko pracowników zatrudnianych na podstawie umów o prace, niezależnie w jakim wymiarze i na jaki czas.

Działy w sprawozdaniu Z-10:

Sprawozdanie o warunkach pracy Z-10 podzielone jest na trzy działy:
Dział 1. Zagrożenia czynnikami szkodliwymi i niebezpiecznymi dla zdrowia na stanowiskach pracy, na których zostały przekroczone obowiązujące normy (na podstawie przeprowadzonych aktualnych badań i pomiarów).
Dział 2. Pracownicy zatrudnieni w warunkach zagrożenia (stan na 31 XII).
Dział 3. Działania profilaktyczne – ocena ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy.

Dział 1. Zagrożenia czynnikami szkodliwymi i niebezpiecznymi dla zdrowia na stanowiskach pracy, na których zostały przekroczone obowiązujące normy.
W dziale tym, wykazać należy wszystkie zagrożenia i uciążliwości pracy, jakie występują w zakładzie pracy. Za zagrażające zdrowiu uważa się stanowiska pracy, na których występuje działanie czynników szkodliwych w stężeniu lub natężeniu przekraczającym najwyższe dopuszczalne wartości (NDS i NDN), określone w aktualnych normach higienicznych (nawet w przypadku zastosowania środków ochrony indywidualnej).
Dział 2. Pracownicy zatrudnieni w warunkach zagrożenia.
W tym dziale należy policzyć każdego pracownika tylko raz. Przypisuje się go do tego czynnika, który ma największe znaczenie pod względem szkodliwości na stanowisku pracy. Dział 2 uzupełnić należy w sytuacji, której w dziale 1 w kolumnie 5 wykazano stan na dzień 31 grudnia.
Przykład: Pracownik narażony jest na 3 różne czynniki z różnych kategorii:

• substancje chemiczne,
• praca z maszyną kwalifikowaną do szczególnie niebezpiecznych,
• niewystarczająco oświetlone stanowisko pracy.

Trzeba ocenić, który z tych czynników jest dla niego najbardziej szkodliwy i przypisać go jedynie do tego czynnika. Jeżeli okaże się, że największym zagrożeniem jest dla tego pracownika substancja chemiczna, wlicza się go do punktu 1.
Dział 3. Działania profilaktyczne – ocena ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy.
Tu wskazać należy liczbę stanowisk pracy, na których w danym roku wykonano ocenę ryzyka zawodowego oraz wyeliminowano bądź ograniczono ryzyko zawodowe, jak również liczbę osób zatrudnionych na tych stanowiskach.
WAŻNE! Jeżeli w firmie występują takie same stanowiska pracy, na których wykonywane są identyczne czynności, w takich samych warunkach środowiska pracy a ocena ryzyka przeprowadzona została na jednym z nich, uznając że obejmuje ona wszystkie te stanowiska, w sprawozdaniu należy wykazać wszystkie:

• identyczne stanowiska, których dotyczy przeprowadzona ocena,
• osoby zatrudnione na tych stanowiskach.

Zakres badania – podsumowanie

Zakres danych sprawozdania Z-10 obejmuje informacje o liczbie pracowników zatrudnionych w warunkach zagrożenia czynnikami szkodliwymi i niebezpiecznymi dla zdrowia:
I. Zagrożenia czynnikami związanymi ze środowiskiem pracy:

• • substancje chemiczne, w tym rakotwórcze i mutagenne
  • pyły: zwłókniające, rakotwórcze i inne
  • hałas
  • wibracja
  • mikroklimat gorący i zimny
  • promieniowanie: jonizujące, laserowe, nadfioletowe, podczerwone, widzialne
  • pola elektromagnetyczne
  • czynniki biologiczne.

WAŻNE! Organizacja stanowiska roboczego stanowi ważną część składową procesu pracy biurowej. Pamiętajmy o znaczeniu czynników kształtujących środowisko pracy takich jak mikroklimat wnętrza, oświetlenie pomieszczeń i stanowisk pracy, hałas.

II. Zagrożenia związane z uciążliwością pracy:

• nadmiernym obciążeniem fizycznym,
• niedostatecznym oświetleniem stanowisk pracy.

III. Zagrożenia czynnikami mechanicznymi związanymi z maszynami szczególnie niebezpiecznymi.
W sprawozdaniu przedstawia się też informacje o:

• liczbie zlikwidowanych lub ograniczonych, a także ujawnionych zagrożeń,
• działaniach profilaktycznych i o ocenie ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy,
• zastosowaniu odpowiednich środków, w tym technicznych, organizacyjnych i ochrony indywidualnej.

Wykazuje się tu również informacje o liczbie osób korzystających ze świadczeń z tytułu pracy w warunkach szkodliwych dla zdrowia i uciążliwych, takich jak posiłki profilaktyczne, napoje, inne środki odżywcze, skrócony czas pracy, dodatkowe urlopy i inne uprawnienia wynikające z pracy w szczególnych warunkach.

Ps. Jakie obowiązki statystyczne spoczywają na pracodawcy w roku 2021?

Obowiązki statystyczne w 2021 roku:

Polecamy zapoznanie się z naszym artykułem dotyczącym organizacji stanowisk pracy biurowej  ORGANIZACJA STANOWISK PRACY BIUROWEJ oraz artykułem o tematyce kto odpowiada za stan BHP w zakładzie pracy KTO ODPOWIADA ZA STAN BHP W ZAKŁADZIE PRACY.