Telefon komórkowy ma każdy. To efekt bardzo szybkiego rozwoju technologii. Pamiętamy przecież, że na początku tego wieku używaliśmy jedynie telefonów stacjonarnych. Zaszła więc ogromna zmiana, która ma zarówno mocne, jak i słabe strony. Najnowsze smartfony służą już nie tylko do rozmów, ale można nimi robić zdjęcia, sprawdzać wiadomości, a nawet używać jako narzędzia pracy. Niestety, stały się także uzależnieniem dla wielu osób, które nie wyobrażają sobie rozstanie z telefonem na dłużej niż kilka minut, co wpływa niekorzystnie na jakość ich pracy. Takie zachowanie wywołuje frustrację, a nawet złość u pracodawcy. Pojawia się więc pytanie, czy można wprowadzić całkowity zakaz używania telefonów w przedsiębiorstwie? Odpowiedź znajdziesz w dzisiejszej publikacji.

Zaraz telefonów komórkowych w firmie – czy to dozwolone?

Korzyści związanych z posiadaniem telefonu jest wiele. Można nawiązać szybki kontakt nawet z osobą, która jest na drugim końcu świata, pracować, sprawdzać newsy i portale społecznościowe. Jednak telefon uzależnia i jest to bardzo dobrze widoczne. Na każdym kroku mijamy ludzi przyklejonych do swoich telefonów, którzy przestają wykonywać swoje obowiązki, zwracać uwagę na siebie nawzajem, gdyż pochłania ich wirtualny świat czy informacje tam publikowane. To ogromny problem dla przedsiębiorców, gdyż zatrudnione osoby nie potrafią skupić się na powierzonych obowiązkach, zamiast wykonywać zadania, są zajęci telefonem, co oczywiście przyczynia się do mniejszych zarobków i innych konsekwencji. Czy istnieje prawo pozwalające przedsiębiorcy ograniczyć dostęp pracowników do ich telefonów?

Jakie są obowiązki pracownika w miejscu pracy?

Jednym z podstawowych obowiązków pracownika jest sumienne i dokładne wykonywanie pracy, a także przestrzeganie poleceń wydawanych przez pracodawcę. Pracownik jest zobowiązany do:

• przestrzegania czasu pracy wyznaczonego w zakładzie pracy, 
• przestrzegania regulaminu pracy oraz porządku, który jest wyznaczony w zakładzie, 
• przestrzegania przepisów oraz zasad bezpieczeństwa, oraz higieny pracy i przepisów przeciwpożarowych, 
• dbania o dobro zakładu pracy, ochrona jego mienia, a także zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie byłoby w stanie wyrządzić szkodę pracodawcy, 
• przestrzegania tajemnic przedsiębiorstwa, 
• przestrzegania zasad współżycia społecznego. 

Czy pracodawca może zdecydować o całkowitym zakazie używania telefonów prywatnych przez zatrudnione osoby?

Wnoszenie prywatnych telefonów komórkowych do miejsca pracy przez pracowników to norma, ale uzyskanie odpowiedzi na postanowione pytanie nie jest wcale łatwe. Przede wszystkim jest to uwarunkowane wieloma czynnikami, które trzeba wziąć pod uwagę. Zacznijmy od regulacji konstytucyjnych, które zapewniają pracownikowi wolność oraz ochronę tajemnicy komunikacji. Jeżeli te wolności mają zostać ograniczone, musi to być uwarunkowane odpowiednimi przepisami ustawy i w taki sposób, jak wyznaczono w przepisach. Chociaż w tym miejscu należy podkreślić, że zatrudnione osoby mają zajmować się swoimi obowiązkami i realizacją powierzonych zadań, a używanie prywatnego telefonu na pewno nie jest jednym z nich. 

Takie informacje i obowiązujące przepisy nie dają pracodawcy prawa do wprowadzenia bezwzględnego zakazu korzystania przez pracowników z telefonów komórkowych, chociaż można wykonać inne działania.

Na próżno szukać odpowiedzi w przepisach prawa pracy, gdyż używanie przez pracowników telefonów prywatnych zostało opisane bardzo oględnie. Jednak wiemy wystarczająco dużo, żeby potwierdzić, że przedsiębiorca ma prawo ograniczyć w pewnym stopniu używanie telefonów prywatnych – ta informacja jest uwarunkowana regulacjami Kodeksu pracy. 

Regulamin pracy

Regulamin pracy jest dokumentem przygotowanym przez pracodawcę, w którym opisane są zasady organizacji oraz porządku w procesie pracy, a także związane z tym prawa i obowiązki nie tylko zatrudnionych osób, ale również samego pracodawcy. 

Regulamin pracy musi zostać przygotowany dla każdego zakładu, w którym pracuje minimum 50 pracowników, z zastrzeżeniem, że pracownicy nie przestrzegają postanowień układu zbiorowego pracy. Zgodnie z przepisami nie ma przeciwwskazań, żeby przedsiębiorca przygotował regulamin, nawet jeżeli w zakładzie pracuje mniej niż 50 pracowników. 

Obowiązek przygotowania regulaminu dla pracodawcy, który zatrudnia więcej niż 20, ale mniej niż 50 pracowników dotyczy sytuacji, kiedy zakładowa organizacja związkowa dostarczy wniosek o wprowadzenie regulaminu. Z zastrzeżeniem, że w zakresie dotyczącym zasad organizacji oraz porządku w procesie pracy i związanych z tym prac, oraz obowiązków przedsiębiorcę i zatrudnione osoby obwiązują postanowienia układu zbiorowego pracy. 

W regulaminie opisane zostają prawa i obowiązki pracodawcy, a także pracowników dotyczące porządku w zakładzie pracy. W dokumencie muszą zostać opisane następujące kwestie:

• organizacja pracy, 
• warunki przebywania na obszarze zakładu pracy w czasie pracy, a także po jej zakończeniu, 
• wyposażenie zatrudnionych osób w narzędzia oraz materiały, odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej, 
• systemy rozkładu czasu pracy, a także wprowadzone okresy rozliczeniowe czasu pracy, 
• porę nocną, 
• termin, miejsce, czas i częstotliwość regulowania wynagrodzenia zatrudnionych osób, 
• wykazy prac niedozwolonych dla pracowników młodocianych oraz kobiet, 
• rodzaje prac oraz wykaz stanowisk pracy, które mogą podejmować pracownicy młodociani, zmierzające do uzyskania przygotowania zawodowego, 
• wykaz lekkich prac, które mogą być wykonywane przez młodocianych pracowników w innym celu niż przygotowanie zawodowe, 
• obowiązki związane z bezpieczeństwem i higieną pracy, a także ochroną przeciwpożarową, wliczając do tego sposób przekazywania zatrudnionym osobom informacji o ryzyku zawodowym nieodłącznie związanym z podejmowaną przez nich pracą, 
• obowiązujący u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez zatrudnione osoby przybycia oraz obecności w pracy, a także metody usprawiedliwiania nieobecności w pracy, 
• informacje o karach porządkowych z tytułu odpowiedzialności porządkowej zatrudnionych osób. 

Za przygotowanie regulaminu pracy obowiązującego wszystkie osoby zatrudniane w przedsiębiorstwie odpowiada pracodawca oraz zakładowa organizacja związkowa. 

Może zdarzyć się sytuacja, że w zakładzie nie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa albo nie udało się omówić i przygotować wspólnie z zakładową organizacją związkową treści regulaminu. Wtedy za przygotowanie regulaminu pracy odpowiada pracodawca. 

Kiedy regulamin jest już przygotowany, musi zostać udostępniony do wiadomości pracowników. Aby zaczął obowiązywać, musi minąć dwa tygodnie. 

Zanim zatrudniona osoba rozpocznie pracę, ma obowiązek zapoznać się z treścią regulaminu pracy. 

Co można zrobić w sprawie telefonów komórkowych w zakładzie pracy?

Nie bez przyczyny we wcześniejszej części opisywaliśmy kwestie związane z regulaminem pracy, gdyż to właśnie tam można zawrzeć zapisy związane z używaniem telefonu komórkowego w zakładzie. W regulaminie pracy muszą zostać wprowadzone wyjątki, kiedy zatrudniona osoba ma prawo skorzystać z telefonu. Wśród najczęściej spotykanych pozycji występuje odebranie telefonu albo wykonanie połączenia w ważnych, niecierpiących zwłoki kwestiach. Zalicza się do tego przede wszystkim choroby oraz sytuacje losowe i inne zdarzenia. 

Bezwzględny zakaz używania telefonów komórkowych obowiązuje w przypadku, gdy korzystanie z nich miałoby niekorzystny wpływ na pracę maszyn oraz urządzeń, a to z kolei stałoby się przyczyną zagrożenia dla zdrowia albo życia zatrudnionych osób.

W tym miejscu trzeba wyraźnie podkreślić, że nie można zabronić pracownikowi korzystania z telefonu w czasie przerw od pracy, wyznaczonych przepisami kodeksu. Zgodnie z ustawą pracownikowi przysługuje minimum 15 minut przerwy, jeżeli praca trwa 6 godzin albo więcej. To w tym czasie może używać swojego telefonu bez żadnych ograniczeń, a pracodawca nie może ingerować w jego działania. 

Co zrobić w sytuacji, gdy pracownik nie respektuje regulaminu pracy i korzysta z telefonu komórkowego w trakcie zmiany?

Jeżeli w regulaminie znajduje się zapis zabraniający pracownikowi korzystania z telefonów prywatnych w czasie pracy, pracodawca oczekuje od zatrudnionej osoby, że będzie respektować wprowadzone zasady i nie będzie ich łamać. 

Zgodnie z ustaleniami, niestosowanie przepisów regulaminu (nie tylko kwestii związanych z telefonem komórkowych, ale również innych zasad) wiąże się z karą dyscyplinarną. Jeżeli zachowanie pracownika albo jego działanie zmierza do poważnych nadużyć, albo innych konsekwencji, nie ma przeciwwskazań, żeby pracownik został dyscyplinarnie zwolniony. 

Kary porządkowe i zasady ich wymierzania

Posiłkując się Kodeksem pacy, dowiadujemy się, że kary porządkowe są przyznawane zatrudnionym osobom za nieprzestrzeganie wyznaczonej przez pracodawcę organizacji oraz porządku w procesie pracy. Ta sama kara spotka ich za działanie sprzeczne z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy, postępowanie niezgodne z przepisami przeciwpożarowymi oraz rak respektowania przyjętego sposobu potwierdzania przybycia, oraz obecności w pracy i usprawiedliwiania nieobecności w pracy. W wymienionych sytuacjach nie ma żadnych przeciwwskazań, żeby pracodawca wymierzył karę upomnienia albo surowszą – karę nagany. 

Innym narzędziem wykorzystywanym przez pracodawcę jest kara pieniężna. Zostaje nałożona, gdy pracownik nie przestrzega przepisów bezpieczeństwa oraz higieny pracy albo przepisów przeciwpożarowych, nie stawia się w pracy, bez podania przyczyny swojej nieobecności, przychodzi do pracy nietrzeźwy albo spożywa napoje alkoholowe czy inne środki w trakcie pracy. W tym miejscu trzeba zaznaczyć, że przedsiębiorca musi przestrzegać wyznaczonych limitów, a mianowicie kara za jedno przekroczenie oraz za każdy dzień nieobecności w pracy, która nie została w żaden sposób usprawiedliwiona, nie może być większa od dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po wykonaniu wszystkich potrąceń. 

Jeżeli doszło do naruszenia obowiązku pracowniczego, a pracodawca w terminie 2 tygodni liczonych od momentu uzyskania informacji na ten temat nie nałożył na zatrudnioną osobę kary porządkowej, przedawnia się, ale przedawnienie nie ma miejsce także po 3 miesiącach, liczonych od momentu naruszenia. 

W tym miejscu trzeba wyraźnie podkreślić, że zanim pracodawca nałoży karę, trzeba odbyć rozmowę z pracownikiem, wysłuchać jego wersji i wziąć pod uwagę przesłanki, które towarzyszyły zdarzeniu, a także okoliczności sprawy. 

Decydując się na zastosowanie kary porządkowej, pracodawca jest zobowiązany przekazać mu tę informację na piśmie. W dokumencie musi znaleźć się informacja o rodzaju naruszenia obowiązków pracowniczych, a także data, kiedy doszło do naruszenia. Nie można pominąć zapisu upoważniającego pracownika do zgłoszenia sprzeciwu i terminie, w jakim może ten sprzeciw wnieść. 

Odpis zawiadomienia musi zostać dostarczony do akt osobowych zatrudnionej osoby. Zgodnie z przepisami pracownik ma prawo dostarczyć sprzeciw w terminie 7 dni, liczonych od momentu przekazania zawiadomienia o ukaraniu. Pracodawca może zaakceptować albo odrzucić sprzeciw, ale musi dobrze zapoznać się ze stanowiskiem zakładowej organizacji związkowej odpowiadającej za reprezentację pracownika. Jeżeli pracodawca nie odrzuci sprzeciwu w terminie 14 dni, jego działanie należy traktować jako uwzględnienie sprzeciwu, przyjęcie i zaakceptowanie stanowiska pracownika. 

Brak akceptacji jest równoznaczny z odrzuceniem sprzeciwu i w takiej sytuacji pracownik może skierować sprawę do sądu pracy. Celem wniosku jest uchylenie kary, którą narzucił na niego pracodawca. Na wykonanie tych czynności pracownik ma 14 dni. 

Jeżeli pracownik przez jeden rok pracuje nienagannie, zarówno kara porządkowa, jak i odpis o zawiadomieniu o ukaraniu zostają usunięte z akt osobowych zatrudnionej osoby. Warto się starać. Jednak pracodawca samodzielnie albo na wniosek zakładowej organizacji związkowej ma prawo określić karę za niebyłą, nawet jeśli nie minął jeszcze rok od przyznania kary i wydania odpisu. 

Używanie telefonu prywatnego w miejscu pracy a zwolnienie dyscyplinarne

Jedną z konsekwencji notorycznego korzystania z telefonu komórkowego w miejscu pracy jest dyscyplinarne zwolnienie. W takim przypadku rozwiązanie umowy o pracę następuje bez wypowiedzenia i z wyłącznej winy pracownika. Przyczyną zwolnienia będzie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.  Gdy zatrudniona osoba, zamiast wykonywać swoje obowiązki, używa bezustannie swojego telefonu, mówimy o niewywiązywaniu się z powierzonych jej zadań i nierzetelnego pełnienia obowiązków. 

Aby doszło do zwolnienia dyscyplinarnego, sprawa musi zostać przedyskutowana z zakładową organizacją związkową. Jeżeli zakładowa organizacja związkowa nie zgadza się ze stanowiskiem przedsiębiorcy, może dojść do sprzeciwu, ale organizacja ma na to maksymalnie 3 dni. 

Używanie telefonu komórkowego w pracy – kilka słów podsumowania

Pracodawca ma prawo ograniczyć używanie telefonu komórkowego przez zatrudnione osoby, chociaż wprowadzenie całkowitego zakazu jest raczej trudne do zrealizowania. Z kolei pracownicy, którzy nie przestrzegają regulaminu, mogą zostać ukarani.