Wyposażając pracownika w odpowiedne okulary ochronne, ryzyko wypadku zostaje maksymalnie ograniczone, a pamiętajmy, że zapewnienie bezpieczeństwa to jeden z obowiązków każdego pracodawcy. Co ważne, przedsiębiorca może otrzymać refundację za okulary korekcyjne dla zatrudnionej osoby. Jakie warunki musi spełnić i na jakie kwestie należy zwrócić szczególną uwagę? Odpowiedzi na wszystkie pytania znajdują się w niniejszej publikacji. 

Okulary ochronne a refundacja – czy pracodawca może liczyć na zwrot kosztów?

Pracownicy wykonujący niebezpieczne prace, stwarzające zagrożenie dla ich życia i zdrowia otrzymują odpowiednie środki ochrony indywidualnej. Zalicza się do nich zarówno odzież, jak i okulary ochronne , które muszą spełniać odpowiednie normy. Okulary ochronne dla pracownika muszą zostać dopasowane właśnie ze względu na zagrożenia, które występują w miejscu pracy i są w stanie znacząco wpłynąć na zatrudnioną osobę. Ochrona oczu jest niezbędna do wszelkiego rodzaju prac z promieniowaniem, dużym naświetlenie, a także miejsc, w których występuje dużo opiłków i odprysków. Należy zdecydować się na model, który powstaje z wytrzymałych materiałów, ale zapewnia także wygodę. Okulary są też dedykowane do osób pracujących z ekranem komputera, który przyczynia się do regularnego pogorszenia stanu narządu wzroku. Co ciekawe, pracodawca jest w stanie otrzymać dofinansowanie zakupu okularów dla pracownika. Jakie musi spełnić kryteria?

W jakich pracach trzeba chronić oczy?

Okulary oraz gogle ochronne stanowią stałe wyposażenie pracowników wykonujących czynności, w których występują pyły, odpryski albo promieniowanie. Każdy z tych czynników jest w stanie na trwałe uszkodzić wzrok. Przemysł to jedna z branży, gdzie stosowanie okularów jest rekomendowane. Stosuje się je także w budownictwie. Okulary są potrzebne także osobom, które pracują z ekranem komputera, gdyż szkodliwe światło, ograniczone mruganie i inne kwestie wpływają na regularne pogarszanie stanu narządu wzroku. Jednak szczegółowe informacje o miejscach, w których konieczne jest stosowanie ochrony wzroku czy okularów warunkują przepisy prawa, charakter wykonywanej pracy oraz wewnętrzne przepisy i regulaminy. Zabezpieczenie oczu jest ważne także w codziennym życiu, dlatego nigdy nie wolno lekceważyć zagrożeń, które znajdują się w każdym miejscu. Zamiast tego trzeba się przed nimi zabezpieczać w możliwe jak najszybszy sposób. Odpowiadamy, co można zrobić. 

Obowiązki pracodawcy a narząd wzroku 

Każdy pracodawca, który zatrudnia pracowników, musi zapewnić im opiekę zdrowotną. W pierwszej kolejności musi pamiętać o badaniach lekarskich wstępnych, następnie odbywają się badania okresowe oraz kontrolne. To właśnie w tym zakresie warto pozostać na dłużej przy okularach korygujących wzrok, których zakup jest jednym z obowiązków pracodawcy. Oczywiście nie w każdej sytuacji. Mowa tutaj o przypadkach, kiedy obowiązek stosowania okularów jest potwierdzony zaświadczeniem lekarskim, wydanym przez lekarza medycyny pracy. W takim przypadku pracodawca pokrywa koszt ich zakupu. 

Okulary korygujące są nabywane tylko dla pracowników, którzy minimum przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (co oznacza 4 godziny na dzień) korzystają z monitora ekranowego. Jeżeli zatrudniona osoba pracuje z monitorem, ta informacja zawsze musi znajdywać się w skierowaniu na badania lekarskie. To bardzo ważne dla lekarza medycyny pracy. Tylko w taki sposób specjalista wykonuje badanie pod kątem korzystania z okularów w trakcie używania monitora ekranowego. 

Refundacja okularów a przepisy prawa

Kluczowym przepisem związanym z refundacją okularów jest art. 237 (6) Kodeksu pracy.

W jakich odstępach czasu pracownik może starać się o refundację okularów?

Przeglądając przepisy prawa, nie znajdziemy informacji, jak często trzeba nabywać nowe okulary dla pracownika, dlatego najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie regulaminu, który udziela odpowiedzi w tej kwestii. Pracodawca może ustalić, że zatrudniona osoba otrzyma nowe okulary raz na 2, 3, 4 lata. Wybór zależy od przedsiębiorcy. 

Zwrot kosztów zakupu okularów następuje w momencie, kiedy zatrudniona osoba uzyska od lekarza medycyny pracy zaświadczenie potwierdzające, że do pracy z komputerem musi używać okularów. Ten specyficzny rodzaj badania jest wykonywany raz na cztery lata i w regulaminie można uwzględnić konieczność zapłacenia za okulary pracownika właśnie raz na cztery lata. Takie rozwiązanie wydaje się bardzo rozsądne. 

Z doświadczenia wiemy, że lekarz może zalecić, aby okres pomiędzy badaniami był krótszy niż cztery lata i jeżeli konieczny będzie zakup nowych okularów pracownik może otrzymać refundację częściej niż co 4 lata. Nie ma też przeciwwskazań, żeby badanie wzroku było inicjatywą pracownika, gdyż ze względu na charakter wykonywanej pracy może on odczuwać dyskomfort, mogą występować także problemy w prawidłowym widzeniu albo trudności z rozpoznawaniem poszczególnych literek i cyfr. To wszystko przypadki, kiedy korzystanie z okularów może być konieczne, ale musi to być potwierdzone pisemnym zaświadczeniem lekarza. 

Jaką kwotę musi zapłacić pracodawca za okulary pracownika?

Posiłkując się przepisami, po raz kolejny nie uzyskujemy odpowiedzi, jaka jest maksymalna czy minimalna kwota, którą pracodawca musi zapłacić za okulary pracownika. Z tego względu najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie regulaminu. 

Regulamin powinien zawierać następujące informacje:

• kwota refundacji, 
• częstotliwość refundacji, 
• dodatkowe informacje (czy pracodawca finansuje szkła, oprawki czy całość), 
• informacja, czy w momencie pogorszenia wzroku pracodawca opłaca szkła i robociznę, czy oprawy również. 

Oczywiście ceny okularów znacząco różnią się od siebie, a pracodawca nie musi pokrywać całej kwoty i warto mieć tego świadomość. Aby nie zostać wykorzystanym przez pracownika, który celowo wybierze najdroższy model, należy konkretnie i precyzyjnie wskazać, jaką kwotę zwrotu otrzyma. Wartość zwrotu powinna być równa cenie standardowej pary okularów – nie najdroższej, ale też nie najtańszej. 

W tym miejscu warto zaznaczyć, że jeżeli kwota refundacji nie będzie wystarczająca i pracownik kupi tanie okulary, a jego wzrok ulegnie kolejnemu pogorszeniu, może dojść do skierowania do sądu roszczenia przeciwko pracodawcy o wypłacenie odszkodowania. 

Jakie procedury trzeba spełnić przy refundacji okularów?

Refundacja okularów to jeden z obowiązków pracodawców, pod warunkiem że zatrudnione osoby spędzają przed monitorem ekranu więcej niż 4 godziny dziennie. Aby uzyskać zwrot, lekarz przeprowadzający badanie wzroku musi wydać zaświadczenie, z którego dokładnie wynika, że wzrok pracownika uległ pogorszeniu ze względu na wykonywaną pracę. Pracownik sam kupuje okulary, a później przekazuje pracodawcy fakturę potwierdzającą nabycie. Na dokumencie widnieje imię i nazwisko zatrudnionej osoby. To dokument zakupu stanowi podstawę do wypłacenia refundacji, ale tylko w wyznaczonej w regulaminie kwocie, nawet jeżeli nie pokrywa całej kwoty, jaką pracownik musiał zapłacić za okulary. 

Zwolnienie od podatku a refundacja okularów

Przepisy BHP wskazują, że okulary korygujące wzrok są dedykowane dla pracowników, którzy spędzają z ekranem monitora minimum 4 godziny dziennie. Z tego względu kwota zwrotu jest wolna od podatku dochodowego. To bardzo ważna zasada uwarunkowana art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku od osób fizycznych. Dowiadujemy się, że:  „wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw”.

Zwolnienie od podatku dotyczy jednak tylko nabycia okularów dla pracownika, dla którego są one konieczne i zostało to potwierdzone wydanym zaświadczeniem od lekarza medycyny pracy. Sytuacja przedstawia się inaczej, gdy pracownik odczuwający dyskomfort i zmagający się z problemami z widzeniem samodzielnie uda się do lekarza, otrzyma receptę, kupi okulary i fakturę dostarczy do pracodawcy. Wtedy wydatek nie jest wolny od podatku. Sytuacja przedstawia się tak samo, jeżeli okulary zostaną zniszczone albo zgubione, a pracownik będzie chciał otrzymać refundację za ich zakup. 

Analizowana kwestia przedstawia się podobnie, kiedy mowa o składkach ZUS od zwróconej kwoty za okulary albo soczewki kontaktowe, gdyż te same przepisy dotyczą również soczewek. W przypadku, gdy wartość refundacji wynika z decyzji lekarza medycyny pracy i jest potwierdzona wymaganym oświadczeniem, zakup jest zwolniony z oskładkowania. 

Jeżeli pracownik samodzielnie zdecyduje o konieczności wykonania badania lekarskiego, a lekarz potwierdzi konieczność zakupu okularów czy soczewek, refundacja będzie podlegała składkom ZUS. 

Czy tylko osoby pracujące przy monitorze mogą skorzystać z refundacji okularów korekcyjnych?

Przepisy związane z refundacją okularów nie zostały zmienione od wielu lat, co wiąże się z wieloma problemami, a mianowicie przedsiębiorcy nie wiedzą, czy praca wykonywana z laptopem, tabletem albo smartfonem pozwala na refundacji okularów czy też nie. Zazwyczaj te kwestie zostają ustalone w zakładzie pracy, jednak patrząc na rozwój technologii i charakter wykonywania pracy, a także wpływ wymienionych urządzeń na narząd wzroku, można zauważyć, że refundacja powinna zostać przyznana. 

W tym miejscu warto przytoczyć stanowisko Głównego Inspektora Pracy, wydanego 21 grudnia 2012 roku, które odnosi się do problematycznego zagadnienia:

 „W ocenie Głównego Inspektoratu Pracy również pracownicy zatrudnieni przy monitorach ekranowych komputerów przenośnych (laptopów) mogą być uznani za pracowników, którym przysługują okulary korygujące wzrok refundowane ze środków pracodawcy, jeżeli laptop jest narzędziem pracy pracownika przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy”.

Refundacja za okulary korekcyjne – kilka słów podsumowania

Refundacja soczewek kontaktowych albo okularów dla pracownika to jeden z obowiązków pracodawcy i musi mieć tego świadomość. Przepisy prawa warunkujące zakup nie zostały dokładnie określone, tak samo, jak i kwota nabycia oraz częstotliwość zakupu okularów przez pracownika. Z tego względu niezbędne jest przygotowanie regulaminu, który warunkuje wszystkie kwestie z tym związane. Warto mieć świadomość, że zaświadczenie o konieczności noszenia okularów musi pochodzić od lekarza medycyny pracy. Oczywiście to koszt dla przedsiębiorcy, ale nie musi od niego regulować podatku dochodowego oraz składek ZUS, co oznacza mniejszy wydatek. Sytuacja kształtuje się inaczej, kiedy pracownik samodzielnie podejmie decyzję o udaniu się na badanie i konieczny okaże się zakup okularów. W takim przypadku odbywa się refundacja, ale bez dodatkowych ulg i korzyści. 

Częstotliwość wymiany okularów jest decyzją lekarza medycyny pracy. W orzeczeniu, które zostanie przez niego wydane, musi widnieć informacja, że pracownikowi pogorszył się wzrok, co wiąże się z koniecznością wymiany szkieł.