Praca zdalna stała się bardzo popularna po wybuchu epidemii Covid. To właśnie w tym czasie pracownicy zostali wysłani do swoich domów, aby z wykorzystaniem laptopów czy innych dostępnych sprzętów oraz urządzeń wykonywać powierzone im obowiązki. Przepisy związane z pracą zdalną są uwarunkowane art. 3 ust. 1 wydanej w marcu 2020 roku. Dowiadujemy się z niej, że pracodawca ma prawo polecić pracownikowi pracę w trybie zdalnym, czyli poza miejscem pracy przez wyznaczony czas. Praca zdalna musi odbywać się za poleceniem pracodawcy – w przeciwnym wypadku nie będzie miała mocy prawnej. Wyjątkiem od tej sytuacji są przepisy czy sytuacje zagrożenia epidemiologicznego, kiedy rząd wprowadza inne zasady i obowiązują wszystkich albo wybraną część społeczeństwa. Praca zdalna ma wiele korzyści, dlatego, mimo iż pandemia jest już na nami, wielu pracodawców nie zrezygnowało z tej formy zatrudnienia. Wręcz przeciwnie jest doceniana zarówno przez przedsiębiorców, jak i zatrudnione osoby. W dzisiejszej publikacji przyjrzymy się bliżej aspektom pracy zdalnej i odpowiemy na wszystkie pytania z nią związane.  

Praca zdalna – jak wygląda, kiedy może być wykonywana i jakie są korzyści?

Rynek pracy zmienia się bezustannie, co przekłada się również na wprowadzenie innych forma zatrudnienia pracowników oraz organizacji pracy. Wielu pracowników nie musi codziennie dojeżdżać do miejsca pracy, żeby zarabiać. Zamiast tego powierzone obowiązki wykonuje ze swojego miejsca zamieszkania. Home Office jest uwarunkowany rozwojem technologii informatycznych oraz zupełnie innych, w pełni nowoczesnych form zarządzenia firmą, w której efekty są ważniejsze niż czas poświęcony na jej wykonywanie. Elastyczny model pracy, który od dawna funkcjonuje w wysoko rozwiniętych krajach świata, zaczyna być akceptowany również w Polsce z korzyścią dla każdej ze stron nawiązujących stosunek pracy. Co trzeba wiedzieć o pracy zdalnej i jak kształtują się przepisy? Odpowiedzi na wszystkie ważne kwestie związane z taką formą zatrudniania znajdują się w niniejszej publikacji. 

Na czym polega praca zdalna?

Pojęcie pracy zdalnej funkcjonuje od 2020 roku, czyli od wybuchu pandemii koronawirusa. Od tego czasu bardzo wielu pracowników wykonuje swoje obowiązki z domu czy mieszkania, dojeżdżając sporadycznie do miejsca pracy albo nie czyniąc tego wcale. Wszystkie regulacje związane z pracą zdalną są ogólne. De facto powstał tylko jeden przepis, stąd nie wszystkie kwestie związane z tą formą wykonywania obowiązków zawodowych są jasne. Jednak posiłkując się uzyskanym doświadczeniem, przepisami i wiedzą jesteśmy w stanie odpowiedzieć na podstawowe zagadnienia. 

W Kodeksie pracy nie znajdziemy definicji pracy zdalnej, gdyż wprowadzono ją dopiero w ustawie o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19. Przepisy wskazują, że aby przeciwdziałać rozprzestrzenianiu się wirusa i zminimalizować ryzyko zakażenia, pracodawca ma prawo polecić zatrudnionej osobie pracę poza miejscem jej wykonywania. Oprócz tego zapisu nie mamy żadnych dodatkowych regulacji czy informacji, stąd wiele kwestii jest uwarunkowanych decyzjami, podejmowanymi przez pracodawcę. 

Oznacza to, że wybór pracy zdalnej jest uwarunkowany decyzją przedsiębiorcy, którą może wyrazić zarówno ustnie, jak i w formie pisemnej. Dobrym pomysłem jest przygotowanie dokumentu służącego wszystkim pracownikom wykonującym pracę zdalną i w nim uregulować praktyczne kwestie z nią związane. Trzeba wyraźnie zaznaczyć, że przedsiębiorca nie musi przygotować zakładowego regulaminu pracy zdalnej, ale jeśli zechce, nie ma ku temu przeciwwskazań. Wszystko zależy od niego, to on podejmuje decyzję, jak będzie kształtować się praca zdalna i na jakich zasadach będzie się odbywać. 

W tym miejscu trzeba wyraźnie podkreślić, że praca zdalna to nie to samo, co telepraca i tych określeń nie należy traktować tożsamo. Telepraca jest uwarunkowana przepisami Kodeksu Pracy, a dokładnie art. 67 kp. Ta informacja jest bardzo ważna, gdyż pracodawca, który oferuje pracę zdalną, nie ma takich samych zobowiązań, jak ma to miejsce w telepracy. Oczywiście, nie wolno tego opacznie zrozumień, gdyż pracownik nie może ponosić wszystkich kosztów związanych z wykonywaniem. W praktyce oznacza to, że nie kupuje nowego laptopa, gdy wcześniejszy model przestanie działać, nie musi nabyć programu antywirusowego, który chroni zgromadzone na komputerze dane. Pracodawca nie ma prawa żądać od zatrudnionej osoby pokrywania wydatków na materiały niezbędne do wykonywania pracy. 

Jakie wynagrodzenie uzyskują osoby zajmujące się pracą zdalną?

Praca zdalna nie odbywa się w miejscu pracy, zamiast tego powierzone obowiązki są wykonywane z domu albo mieszkania. Jednak nie zmienia się charakter pracy ani ilość obowiązków czy powierzone stanowisko. Te kwestie pozostają bez zmian, tak samo, jak i zawarty stosunek pracy. Oznacza to, że skoro warunki zatrudnienia wynikające z podpisanej umowy o pracę są takie same, zmianie nie uległy także przepisy zakładowe, czyli wynagrodzenie pozostaje bez zmian. 

Podstawowym obowiązkiem pracownika jest wykonywanie pracy w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę, a z kolei pracodawca musi regulować stosowne wynagrodzenia. Nawet jeżeli praca odbywa się w miejscu zamieszkania, nie wiąże się to z obniżeniem wartości wynagrodzenia. Żaden przedsiębiorca nie ma prawa wypłacać zatrudnionej osobie na przykład 80%, 70% podstawy ze względu na ograniczenie kosztów dojazdów. Takie działanie jest zabronione, a uzyskiwana kwota ma pozostać bez zmian. 

Pracownik otrzymuje wszystkie składniki płacowe, które były mu przyznawane przed rozpoczęciem pracy zdalnej albo w dniu jej zaoferowania. Jedynym wyjątkiem od tej sytuacji jest wynagrodzenie uwarunkowane niemożliwymi do realizacji zadaniami. W takim przypadku ta kwestia może ulec zmianie, ale w innych sytuacjach już nie. 

Praca zdalna bez ochrony 

Pracodawca nie ma prawa zmienić warunków płacowych zatrudnionej osoby ze względu na przepisy przewidujące szczególną ochronę zatrudnienia. Jest ona ważna z punktu widzenia każdego pracownika. Niestety, pracownik, który rozpoczął pracę zdalną, nie jest objęty szczególną ochroną. Co to oznacza w praktyce?

Pracodawca może zmienić warunki płacowe, na takich samych zasadach, jak ma to miejsce w przypadku osób wykonujących pracę na terenie zakładu, a dokładnie w trybie wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i płacy. Przedsiębiorca ma prawo także wypowiedzieć całą umowę o pracę, pod warunkiem że stosowny dokument zostanie dostarczony w formie pisemnej. Jeżeli dokument jest wysyłany elektronicznie, na wypowiedzeniu musi znaleźć się bezpieczny podpis elektroniczny. Jeżeli tego elementu zabraknie, dowód będzie traktowany jako nieważny, a stosunek pracy pozostanie bez zmian. 

Jakie warunki muszą zostać spełniony, aby mówić  o pracy zdalnej?

Do pracy zdalnej dochodzi, kiedy wystąpią podane poniżej przesłanki:

• inicjatorem pracy w formie zdalnej jest pracodawca, 
• możliwość pracy zdalnej została wpisana do umowy o pracę podpisanej z pracownikiem, 
• odbywa się poza siedzibą firmy zatrudniającej pracownia, 
• jest zaplanowana na czas oznaczony. 

Pracownik wykonuje swoje obowiązki w sposób zgodny i odpowiadający zasadom występującym w firmie oraz w określonym czasie. Jeżeli jest zatrudniony na pełen etat, nie może pracować 3 godzin dziennie, ale musi wykonywać powierzone mu zadania przez 8 godzin. Do wykonywania pracy zdalnej korzysta się ze środków komunikacji elektronicznej. Oczywiście w wybranych pracach zdalnych liczy się efekt, a nie liczba przepracowanych godzin i to też trzeba mieć na uwadze. 

Trzeba wyraźnie podkreślić, że w Kodeksie pracy nie znajdują się szczegółowe zapisy dotyczące pracy zdalnej, ale stosowny projekt jest już w fazie opiniowania. Zgodnie z uzyskanymi informacjami praca zdalna ma być jedną z dobrowolnych form wykonywania powierzonych obowiązków, zgodną z wolą obu stron. Pracownik może również część swoich godzin pracować zdalnie, a część w miejscu pracy. Takie rozwiązanie również cieszy się sporą popularnością. 

Wady i zalety pracy zdalnej

Wśród zalet związanych z pracą zdalną można wymienić przede wszystkim:

• niższe koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa, 
• znikają ograniczenia terytorialne, czyli firma może zatrudniać doskonałych pracowników, specjalistów z danej dziedziny, nawet jeżeli mieszkają w zupełnie innym regionie Polski, a nawet na drugim końcu świata, 
• kwota wynagrodzenia jest uwarunkowana osiąganymi efektami pracy, a nie czasem, który zostaje na nią poświęcony, co daje zatrudnionej osobie większą motywację do działania i osiągnięcia dobrych rezultatów, na czym zyskuje również przedsiębiorca, 
• pracownik decyduje, gdzie może pracować i w jakich godzinach, co wiąże się z komfortem i lepszymi efektami pracy, 
• oszczędność czasu, gdyż pracownik nie musi dojeżdżać do pracy, stać w korkach – mówimy o oszczędności nawet kilku godzin na tydzień. 

Wśród wad związanych z pracą zdalną można wymienić przede wszystkim:

• sprawowanie kontroli nad pracownikiem jest utrudnione, a z reguły niemożliwe, 
• trudności w motywowaniu członków zespołu,
• brak relacji międzyludzkich — pracownicy nie nawiązują relacji, co również może utrudniać pracę. Wykonywania obowiązków w miejscu pracy sprawia, że ludzie więcej ze sobą rozmawiają, jedzą wspólne posiłki, znają się i lubią, tego brakuje w pracy zdalnej, co przekłada się również na ograniczenie życia prywatnego i spędzanie większej ilości czasu w samotności, 
• problemem może być konieczność zachowania samodyscypliny przez osobę wykonującą pracę zdalną – dom kojarzy się z miejscem relaksu i odpoczynku, stąd wiele osób nie chce traktować go jak miejsca pracy, a rozpraszacze uwagi nie ułatwiają wykonywania obowiązków, 
• życie prywatne i zawodowe łączą się, co nie zawsze jest dobre,  
• dodatkowe wydatki dla pracownika, czyli za prąd, Internet.

W jaki sposób odbywa się rekrutacja do pracy zdalnej?

Aby zacząć pracę zdalną, nie zawsze trzeba udać się do miejsca pracy, szczególnie gdy potencjalny pracownik mieszka w innym mieście albo kraju. W tym celu wykorzystuje się rozmowy telefoniczne albo bardzo popularne komunikatory video. W trakcie rozmowy można lepiej poznać kandydata, przekonać się, czy jego umiejętności i cechy są zgodne z oczekiwaniami pracodawcy, a dopiero później zaproponować wizytę w firmie. Jeżeli zatrudniona osoba ma podjąć wysokie stanowisko, często jest poddawana próbie, ma do wykonania zadanie albo test do rozwiązania. 

W jakich zawodach praca zdalna cieszy się dużą popularnością?

Nie każdy pracownik może wykonywać pracę w trybie offline czy hybrydowym. To doskonałe rozwiązanie dla freelancerów oraz przedstawicieli wolnych zawodów, do których zaliczamy copywriterów, grafików, redaktorów oraz tłumaczy. Pracę zdalną wykonują także informatycy, analitycy, menadżerowie produktu, a nawet handlowcy. 

Praca zdalna na pewno nie jest przeznaczona dla osób zatrudnionych w branży usługowej, produkcyjnej czy gastronomicznej oraz pracach biurowych, w których konieczne jest zachowanie szczególnych zabezpieczeń oraz prywatności, do których zaliczamy pracę w banku. 

Gdzie znaleźć pracę zdalną?

Nie ma wątpliwości, że praca zdalna z roku na rok staje się coraz popularniejsza. Jest to związane z zaletami, które dostrzegają zarówno pracownicy, jak i pracodawcy. Niewątpliwy wpływ na omawiany trend ma także rozwój technologii i nowoczesne podejście do zatrudnienia. Jeżeli taki rodzaj pracy jest dla Ciebie atrakcyjny, zacznij szukać ogłoszeń pracy zdalnej. Wystarczy znaleźć odpowiednie oferty, przesłać CV oraz list motywacyjny, a następnie czekać na kontakt. Oferty są dostępne w mediach społecznościowych oraz na stronach internetowych z ogłoszeniami pracy. 

Pracownicy mogą podpisać różne rodzaje umowy o pracę zdalną. Dostępna jest umowa o pracę na czas określony, umowa o pracę na czas nieokreślony, a także umowy cywilnoprawne. Jeżeli to Twoja pierwsza praca, a do tego brakuje Ci doświadczenia, możesz spodziewać się umowy na okres próbny, która jest ważna maksymalnie 3 miesiące. 

Praktyczne aspekty pracy zdalnej – kilka słów podsumowania

Praca zdalna odbywa się poza stałym miejscem jej wykonywania i na polecenie przełożonego. Wiele firm udaje się pracować na takich zasadach, bez żadnych problemów, zakłóceń i, mimo iż pandemia przeminęła, a zakłady pracy już dawno zostały otwarte, sporo osób kontynuuje pracę w takiej formie, gdyż jest wygodna, generuje mniejsze koszty dla każdej ze stron, a także ma inne korzyści. Oczywiście nie każdy jest w stanie pracować zdalnie. Taki trend można zauważyć w branżach kreatywnych, wśród informatyków oraz w wybranych pracach biurowych. Część osób preferuje też pracę zamienną, czyli część tygodnia spędzają w miejscu pracy, a w pozostałe dni wykonują pracę zdalną. W taki sposób można uniknąć problemów technicznych oraz kadrowych, a także zapobiec trudnościom w porozumieniu ze współpracownikami oraz pracodawcą. Korzyści z takiej formy zatrudnienia są bardzo dobrze widoczne, ale występują też wady, których nie można uniknąć.