Pracownicy służby BHP w codziennej pracy zobowiązani są do wypełniania wielu różnych dokumentów. Niektóre wzory dokumentów ściśle określają akty prawne. Nie dotyczy to jednak wszystkich dokumentów. Są bowiem wśród dokumentów BHP takie, które nie mają ściśle określonego wzoru, a akty prawne wymieniają jedynie co taki dokument powinien zawierać. Jest jeszcze kolejna grupa dokumentów, których ani wzoru, ani treści nie określają akty prawne.

Istnieją jednak odpowiednie bazy wzorów dokumentów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, z których służby BHP i osoby zajmujące się BHP w firmie mogą korzystać.

Dokumenty BHP w firmie

Każdy zakład pracy, który zatrudnia pracowników ma obowiązek do sporządzania i posiadania  dokumentacji BHP i prawa pracy:

• Szkolenie wstępne BHP

Karta szkolenia wstępnego, która umieszczona musi być  w teczce osobowej pracownika. Dotyczy to każdego nowo zatrudnianego pracownika. Podstawa prawna: Kodeks pracy.

• Szkolenie okresowe BHP

Potwierdzone musi być zaświadczeniem o ukończeniu szkolenia, którego oryginał musi znajdować się w teczce osobowej pracownika.  Podstawa prawna: Kodeks pracy.

• Wstępne badania lekarskie

Podlegają mu:

1. osoby przyjmowane do pracy,
2. pracownicy, także młodociani przenoszeni na takie stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia albo warunki uciążliwe.

Podstawa prawna: Kodeks pracy.

• Okresowe i kontrolne badania lekarskie

Pracownik podlega okresowym badaniom lekarskim. Ich częstotliwość wynika z zajmowanego stanowiska i specyfiki pracy. W przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, która spowodowana jest chorobą, pracownik podlega dodatkowo kontrolnym badaniom lekarskim w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku.
Podstawa prawna: Kodeks pracy.
Orzeczenie lekarskie wstępne/okresowe/kontrolne wydane na podstawie skierowania na badania lekarskie, sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje osoba badana, a drugi pracodawca.
Wzór zaświadczenia stanowią stosowne załączniki rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy.

• Ocena ryzyka zawodowego

Ocena ryzyka zawodowego dotyczy każdego stanowiska pracy. Każdy pracownik na danym stanowisku obowiązkowo zapoznaje się z oceną ryzyka. Informację o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami przekazuje pracownikowi inspektor/specjalista ds. BHP.
Podstawa prawna: Kodeks pracy.

• Instrukcje bhp

Pracodawca obowiązany jest wydawać szczegółowe instrukcje dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach pracy. Pracownik obowiązany jest do pisemnego poświadczenia zapoznania się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.
Podstawa prawna: Kodeks pracy.

• Instrukcje udzielania pierwszej pomocy przedmedycznej

Pracodawca ma obowiązek udostępnienia pracownikom, do stałego korzystania, aktualne instrukcje dotyczące udzielania pierwszej pomocy.
Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej.

• Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego

Osoby odpowiedzialne za użytkowanie obiektu bądź jego części zapewniają i wdrażają instrukcję bezpieczeństwa pożarowego.
Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

• Rejestr wypadków przy pracy

Obowiązkiem pracodawcy/służby BHP jest prowadzenie rejestru wypadków przy pracy. Podstawa prawna: Kodeks pracy.

• Rejestr chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia rejestru obejmującego przypadki stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby. Podstawa prawna: Kodeks pracy.

• Rejestr wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy

Pracodawca na bieżąco prowadzi rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia występujących na stanowisku pracy.  Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Zdrowia.

• Wykaz pracowników wyznaczonych do udzielania pierwszej pomocy i zwalczania pożarów oraz ewakuacji

Podstawa prawna: Kodeks pracy.

• Wykaz prac wzbronionych kobietom i młodocianym

Podstawa prawna: Kodeks pracy.

• Przydział odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, środków higieny osobistej

Podstawa prawna: Kodeks pracy.

Wyżej wymienione dokumenty BHP nie są wszystkimi jakie zakład pracy powinien sporządzać, przechowywać, posiadać do wglądu oraz przetwarzania choćby w celach statystycznych oraz w przypadku kontroli. Te są jednak podstawą stanowiącą fundament.