Jednym z dylematów, przed którym szczególnie teraz w okresie pandemii koronawirusa COVID-19 stanęli pracodawcy jest określenie zasad BHP w czasie home office. Jako, że sam fakt pracy zdalnej nie jest regulowane przez Kodeks pracy, odpowiedzieć trzeba na pytanie czy pracownika pracującego z domu obowiązują zasady BHP?

O ile zasady BHP są przejrzyste i klarowne, to co do wytycznych do ich stosowania w czasie home office zdania są podzielone. Spróbujmy dowiedzieć się, jak rozwiązać dylematy z tym związane.

Zasady BHP w czasie home office

Mobilny styl pracy, bo tak też nazywany jest home office nie został uregulowany w Kodeksie pracy. Powstaje zatem pytanie, o zasady bezpieczeństwa i higieny pracy przy pracy wykonywanej z domu. Może warto, by każdy pracodawca uregulował je w regulaminie, albo też określił oddzielnie skonstruowanym dokumentem. Obecnie w czasie pandemii home office zaczął nosić znamiona telepracy, zwłaszcza w wymiarze czasowym, gdyż można mówić tu o swoistej regularności. Mając to na uwadze założyć można, że w czasie stanu epidemiologicznego pracowników, którzy wykonują pracę zdalną obowiązują podobne zasady BHP, jak przy telepracy. Aby nie było, w tym aspekcie wątpliwości warto, by każdy pracodawca określił zasady obejmujące BHP.

Niektórzy zrównują pracę zdalną z telepracą, która w Kodeksie pracy jest wymieniana. Jeśli pracownik realizuje zadania poza firmą regularnie i robi to np. Z wykorzystaniem Internetu, ta forma pracy zdalnej może być uznana za telepracę. Niesie ze sobą określone konsekwencje, gdzie między innymi pracodawca musi z pracownikiem podpisać aneks do umowy o pracę.

Obowiązki w zakresie bhp

Zarówno wobec pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, jak też wobec telepracowników pracodawca zobowiązany jest do określonych działań z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Względem tego na podstawie art. 212 Kodeksu pracy pracodawca, jak również osoba kierująca pracownikami zobowiązani są do dbałości o bezpieczeństwo pracy. W zobowiązanie to wpisuje się też zapewnienie właściwego standardu bhp, w tym badań profilaktycznych i dostarczania środków indywidualnej:

• odzież robocza i ochronna
• obuwie robocze i ochronne
• rękawice robocze i ochronne
• inne akcesoria i art. BHP.

Pracodawca zobowiązany jest do:

• organizowania stanowiska pracy według przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
• dbałości o sprawność środków ochrony indywidualnej i ich użytkowanie zgodnie z przeznaczeniem,
• organizowania, przygotowania i prowadzenia prace, z uwzględnieniem ochrony pracowników przed wypadkami przy pracy, chorobami zawodowymi oraz innymi chorobami korelującymi z warunkami środowiska pracy,
• dbałości o bezpieczny i higieniczny poziom pomieszczeń pracy, wyposażenie techniczne, jak również o sprawność środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem,
• egzekwowania stosowania się pracowników do przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
• zapewnienia możliwości wykonanie zaleceń lekarza odpowiadającego za opiekę zdrowotną nad pracownikami.

HOME OFFICE – CZYM SIĘ CECHUJE?

Home office to forma organizacji pracy polegająca na świadczeniu pracy poza jej jednostką organizacyjną. Forma ta wykorzystywana może być, w zależności od konkretnych okoliczności. Home office polega na ustnej umowie między pracownikiem a pracodawcą, gdzie strony stosunku pracy umawiają się, że w konkretnym dniu pracownik nie przychodzi do firmy, a swoje obowiązki wykonuje z domu. Praca zdalna rozumiana jest jako doraźna lub mniej sformalizowana okazja wykonywania obowiązków w trybie home office.
W okresie panującej epidemii koronawirusa sytuacja, niejako przyczyniła się do uregulowania prawnego dotyczącego pracy zdalnej, gdyż ta forma świadczenia pracy jest w obecnej sytuacji dającym bezpieczeństwo rozwiązaniem dla wielu pracowników i zakładów pracy.

Na podstawie ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych – art. 3 stanowi, że pracodawca może polecić zatrudnionemu na umowę o pracę pracownikowi wykonywanie pracy określonej w umowie poza miejscem jej każdorazowego wykonywania przez określony czas. Jest to właśnie home office/praca zdalna, mająca na celu przeciwdziałanie rozprzestrzenianiu się koronawirusa.
W przypadku home office (w odróżnieniu od telepracy) to pracownik i pracodawca decydują, czy oraz kiedy pracownik wykonywał będzie swoje obowiązki z domu. Nie jest to z góry określone.
Wprowadzone w tym obszarze uregulowania wewnętrzne wyznaczyć mogą jedynie pewne ramy, w jakich mobilny styl pracy będzie wykonywana. Możliwość wykonywania pracy z domu uzależniona być może od uprzedniej zgody przełożonego lub działu HR, czyli działu zarządzającego zasobami ludzkimi. Praca zdalna w domu to dla wielu pracowników idealny model pracy. Nie trzeba tracić czasu na dojazdy do pracy autem i utkniecie w korku. Nie trzeba też narażać się na podróże środkami komunikacji miejskiej, szczególnie teraz podczas trwającej pandemii koronawirusa, gdzie od zachowania dystansu zależy nasze zdrowie. Jeśli decydujemy się na home office, pamiętać trzeba, by domowe biuro zaaranżowane było przy zachowaniu zasad BHP. Ważne jest wydzielenie odpowiedniej powierzchni, w taki sposób by była ergonomiczna.

Czy potrzebne są uregulowania prawne na czas home office?

W Kodeksie pracy brakuje przepisów, które określałyby zasady coraz bardziej popularnej pracy home office. Zatem praca w domu, jak to już sygnalizowaliśmy to tylko zwyczaj, polegający na ustnej umowie między pracodawcą, a pracownikiem. Tego typu luki prawne powodują pewne trudności, które mogą wystąpić przy badaniu wypadków przy pracy. W świetle obecnych przepisów praca zdalna to jedynie umowna praktyka, gdzie między pracownikiem, a pracodawcą dochodzi do ustaleń, że na przykład raz w tygodniu może on pracować w domu. Do sytuacji home office nie odnoszą się także regulaminy pracy i układy zbiorowe. Obecna covidowa destabilizacja, która pokazuje, że nie wiemy jak długo trwać będzie pandemia koronawirusa, co dalej z obostrzeniami oraz fakt, że praca zdalna w wielu firmach stanie się już normą, nasunąć powinna ustawodawcy potrzebę uregulowań prawnych na czas home office. Zwłaszcza, że tak naprawdę każda praca wymaga uregulowań.

Profilaktyka czy już norma – co leży w gestii pracodawcy?

Za „przeciwdziałanie rozprzestrzenianiu się koronawirusa” rozumie się każde starania związane ze zwalczaniem zakażenia, hamowaniem rozprzestrzenianiu się, prewencją i zwalczaniem skutków choroby. Dlatego przesłanki polecenia mobilnego stylu pracy są szerokie. W praktyce pracodawca, choćby ze względu na profilaktykę, może to zrobić. Jednak wytyczne zawarte w specustawie w sprawie koronawirusa nie nakazują charakteru, w jakim polecenie pracy zdalnej ma zostać pracownikowi przekazane przez pracodawcę. Mając to na uwadze, polecenie takie może zostać wydane w dowolnej formie, także ustnej. Zaleca się jednak zawarcie porozumienia z pracownikiem w formie pisemnej, stanowiącego załącznik do umowy o pracę. Decyzja o poleceniu pracy zdalnej leży wyłącznie po stronie pracodawcy. Pracownik wnioskować może o taką formę pracy, jednak nie jest to wiążące dla pracodawcy. Od niego zależy, czy zleci pracownikowi pracę zdalną.
WAŻNE! Oczywiście wykonywanie pracy w formie home office polecone może zostać w sytuacji, w której pracownik:

• posiada umiejętności i możliwości techniczne,
• ma możliwości lokalowe do wykonywania takiej pracy,
• pozwala na to rodzaj pracy.

W szczególności praca zdalna wykonywana może być przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, bądź też dotyczyć wykonywania części wytwórczych, jak również usług materialnych.

Specustawa nie określa maksymalnego okresu wykonywania pracy w formie home office. Stanowi tylko o tym, że pracodawca zlecić może pracę zdalną na czas oznaczony, który uzasadnia przeciwdziałanie COVID-19. Mając na uwadze to kryterium, pracodawca sam decyduje, jak długo pracownik wykonywać będzie pracę zdalną. Podkreślić trzeba przy tym, że art. 3 ustawy mówiący „o poleceniu wykonywania pracy zdalnej” reguluje jej wykonywanie w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19 i traci moc w określonym czasie po jej odwołaniu.

CZY PRACA ZDALNA PODLEGA POD PRZEPISY BHP?

Wokół tego tematu nagromadziło się wiele kontrowersji. Część pracodawców uznaje, że z chwilą kiedy pracownik przechodzi na system pracy zdalnej, ich odpowiedzialność za zapewnienie mu bezpiecznych warunków pracy jest zakończona. Druga część wychodzi z założenia, że praca zdalna podciągnięta może zostać pod telepracę – zwłaszcza, kiedy jest świadczona w sposób ciągły. W takiej sytuacji przepisy z zakresu BHP wciąż obowiązują, przy czym główna odpowiedzialność za ich przestrzeganie spoczywa na samym pracowniku.

Jak pracować z domu zgodnie z zasadami BHP?

Jeśli mowa, w tym miejscu o pracy typowo biurowej, to podstawą jest wyznaczenie ergonomicznego miejsca do jej wykonywania. Ergonomia stanowiska pracy biurowej przy wykorzystaniu komputera, także w czasie home office możliwa jest dzięki:

• zapewnieniu funkcjonalnego fotela z podnóżkiem, umożliwiającego stabilność dla ciała,
• rozmieszczenie urządzeń i przyrządów biurowych w zasięgu ręki,
• korzystanie z biurka z regulowaną wysokością, umożliwiające komfortowe użytkowanie klawiatury. Jeśli istnieje taka możliwość biurko postawić należy blisko okna, pamiętając, że przy świetle dziennym najmniej męczą się oczy. Jednocześnie podczas pracy na komputerze dobrze jest co jakiś czas oderwać wzrok od monitora. 
• właściwe ustawienie monitora i wysokości górnej krawędzi nieznacznie poniżej linii wzroku. Monitor należy ustawić odpowiednio na biurku. Przyjmuje się, że górna jego krawędź powinna się znajdować nieco poniżej linii wzroku, środek zaś na linii swobodnego patrzenia. W praktyce kąt będzie wynosił 15° - 20° stopniami poniżej płaszczyzny oczu. Powierzchnia ekranu lekko odchylona do tyłu 5° do 10°. Odległość od monitora również ma znaczenie. Jeśli osoba użytkująca monitor bez kręcenia głową nie może objąć wzrokiem całej powierzchni wyświetlacza, oznacza to, że stoi on zbyt blisko. W praktyce oznacza to odległość między 50 a100 cm.
• oświetlenie nie obciążające oczu. W ciągu dnia jak najdłużej korzystać trzeba ze światła dziennego, gdyż promienie słoneczne są najbardziej przyjazne dla wzroku i naturalnie pobudzają organizm do pracy. Po południu i wieczorem niezbędne jest odpowiednie światło sztuczne, na które powinno składać się oświetlenie główne oraz oświetlenie miejscowe. Lampka miejscowa musi być ustawiona z boku pracującego tak, by światło odbite od monitora bądź powierzchni biurka nie raziło.

Ważną sprawą związaną z pracą zdalną jest zapewnienie drożności ciągów komunikacyjnych. Pamiętać należy o tym, by wszystkie kable, przewody, wykładziny lub dywany umieszczone zostały w taki sposób, by się o nie nie potknąć. W niektórych domach może to wymagać małej zmiany wystroju pomieszczeń. Podczas home office bezwzględnie trzymać należy się zasady, że posiłki spożywane będą poza strefą pracy, co oznacza, że pracownik nie je przy biurku i nie stawia kubka z kawą przy klawiaturze. W domowych warunkach znacznie łatwiej jest zadbać o ten aspekt związany z bezpieczeństwem i higieną pracy. Bardzo ważne jest robienie sobie aktywnych przerw w pracy podczas, których warto się przespacerować lub wykonać kilka prostych ćwiczeń.

W przypadku home office ergonomia, bezpieczeństwo i higiena pracy oraz optymalne warunki pracy stają się zadaniami samego pracownika.

Kiedy tryb home office nie jest tylko chwilowym rozwiązaniem i trwać może przez dłuższy czas, ergonomia i przestrzeganie zasad BHP na stanowisku pracy pozwolą efektywnie ją wykonywać, nie narażając się przy tym na urazy i pojawienie się bólu. Warto przygotować nasze miejsce pracy, tak by było ono zbliżone do warunków biurowych. Najlepiej aby przestrzeń, z której korzysta pracownik nie była użytkowana przez pozostałych domowników. Zwrócić trzeba też uwagę na dobre oświetlenie oraz możliwość wywietrzenia pomieszczenia, w którym pracujemy. Wygodę, bezpieczeństwo i utrzymanie prawidłowej postawy przy komputerze, zapewni wybór odpowiedniego fotela i biurka. Jeśli pracownik nie dysponuje takimi meblami, zawsze możemy zwrócić się z prośbą do pracodawcy o wypożyczenie wyposażenia na czas pracy zdalnej.

Z punktu widzenia pracodawcy

Z punktu widzenia pracodawcy najbezpieczniej będzie, jeśli firma ustali przejrzyste warunki dotyczące home office w regulaminie, obwieszczeniu lub innym stosownym dokumencie. Dobrą praktyką może być też, wymaganie od pracownika pisemnego oświadczenia o wykonywaniu zadań w czasie home office w zgodzie z zasadami bhp.

PRACA ZDALNA W KWARANTANNIE LUB IZOLACJI

Praca zdalna w trakcie kwarantanny i izolacji zgodnie z zapisami tarczy antykryzysowej jest możliwa w sytuacji, w której pracownik o ten rodzaj pracy zawnioskuje. Brak wniosku powoduje, że pracownik nabywa prawo do świadczeń chorobowych. Pracodawca nie ma zdolności do samodzielnego decydowania o wykonywaniu pracy przez pracownika podczas okresu odosobnienia. Kiedy pracodawca zgodzi się na wykonywanie przez pracownika pracy zdalnie podczas kwarantanny lub izolacji, wtedy pracownik nabędzie prawo do wynagrodzenia za pracę. Jeśli pracodawca nie wyrazi zgody na wniosek pracownika, oznacza to nabycie przez niego prawa do świadczeń chorobowych.

A może tak mobilne biuro?

Ponieważ praca zdalna zostać może z nami na dłużej, nie tylko na czas pandemii duże firmy, zaczęły gwarantować swoim pracownikom mobilne biura, dostosowane do prowadzenia spotkań z klientami w terenie, oczywiście z zachowaniem odpowiedniego reżimu sanitarnego.